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En todo inventario tendríamos que tener:

• Un sistema de códigos para cada uno de nuestros productos. Es esencial poder diferenciar cada producto con un código único. Si te decides por un sistema más manual, asegúrate de establecer una codificación que puedas utilizar infinitas veces. Por ejemplo, un buen método es establecer las letras iniciales del proveedor seguido de números.
• Realiza un listado de productos que se venden bastante bien, pero que no puedes tener gran cantidad de ellos en stock (porque son perecederos, o porque ocupan mucho sitio, etc.). Es muy importante tener controlados estos artículos en todo momento: controlar el número que disponemos diariamente, los plazos de entrega, etc.
• Realiza un listado de productos que no se venden y que llevan mucho tiempo en el almacén. Es esencial que te saques estos productos cuanto antes. Además, tener controlados estos productos nos ayudará a saber rápidamente qué productos podemos promocionar. A veces es más rentable venderlos al mismo precio que los compramos que mantenerlos, ya que ocupan sitio en nuestro almacén y esto también cuenta dinero.
• Realiza una lista de productos estrellas cuyas ventas hayan aumentado. Este listado nos permite saber qué productos debemos disponer en todo momento. Ten en cuenta que las modas pasan y es importante disponer de ellos cuando nuestros clientes lo demandan.

En definitiva, tener controlado en todo momento los artículos de los que disponemos y necesitamos nos ayudará a tomar decisiones en nuestra empresa y, saber los productos que más y que menos se venden, también. Por ello, un inventario actualizado es esencial para el buen funcionamiento de un comercio.

Existen muchas formas de controlar el stock. La forma más tradicional es llevar un recuento manual, donde cada producto se le asigna una referencia y se realiza una hoja donde aparezcan datos como el proveedor, plazos de entrega, descripción del producto y demás datos relevantes. Es importante que en los tickets de las ventas aparezca el código y hacer cada día o, cada semana, la actualización del inventario a través de estos tickets. Este mismo recuento, en vez de ser manual, se puede hacer a través de un Excel.

En los últimos años han ido apareciendo numerosos software especializados en la realización de inventario. Muchos software de caja ya tienen integrados esta función. Así, el software imprime código de barras y va descontando los productos del inventario directamente cuando se realiza la compra. Por otro lado, te permite crear fácilmente estadísticas, records, que nos serán muy útiles en la gestión de nuestro negocio. Sea cual sea el método que elijas, escoge un método sencillo y eficaz. Además, es importante que escojas el sistema que vas a utilizar lo antes posible, ya que cambiar de sistema resulta muy laborioso.

Logica le puede ayudar a optimizar el proceso de Toma de Inventarios en su empresa.

La importancia de hacer inventario
Tener un inventario actualizado nos puede ayudar en diferentes aspectos:

• Financieramente: nos ayuda a tener una idea más aproximada de cómo va realmente nuestro negocio y conocer el valor actual de nuestro inventario.
• Servicios de atención al cliente: tendremos controlado en todo momento nuestro stock y así, podremos ofrecer un mejor servicio a nuestros clientes. Controlaremos mejor la cantidad de productos que tenemos, los plazos de entrega por parte de nuestros proveedores, etc. Nos ayudará, en definitiva, a conocer mejor las necesidades de nuestros clientes.
• Productos: sabremos los productos de los que disponemos y, además, podremos ver claramente los artículos que más se venden, los que menos, etc.
• Robos: detectaremos rápidamente los pequeños hurtos que, si se producen durante un largo período de tiempo, puede ocasionar problemas graves en nuestra financiación.

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Tener actualizado el inventario es una de las tareas más arduas de todo comercio minorista. Llevar a cabo un sistema fácil y unificado es una cuestión básica para que esta tarea no nos proporciones problemas. Pero, ¿qué sistema podemos llevar a cabo y por qué es aconsejable hacer inventario de manera rutinaria? excel

Llevar a cabo un inventario periódico es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier comercio. No es nada aconsejable hacer un único inventario a final del año, ya que no sabrás cómo va tu empresa realmente hasta entonces. Por ello, es necesario llevar a cabo un sistema sencillo, fácil y unificado para hacer que este proceso sea lo más rápido y efectivo posible.

Llevar un control del inventario es una tarea importante en muchos negocios. Comprende el total de artículos a mano y en proceso de contarlos. Muchas empresas hacen un inventario regularmente para asegurarse de tener siempre los artículos más populares. Otras los cuentan al llegar físicamente. Si tu inventario sale más corto de lo que pensabas puede ser que haya robos en tu empresa.

1. Encuentra un buen lugar con suficiente espacio tener tu inventario. Puede ser un closet vacío o una pequeña oficina.

• Asegúrate de que el lugar que elijas sea limpio, seco y esté en buenas condiciones.
• Asegúrate de que haya suficiente espacio para el inventario.
• Cierra bien la puerta para tenerlo a salvo al final del día.

INVENTARIO en el sentido contable, es el conjunto de artículos terminados, materiales de producción, piezas y material de consumo todo en existencia y el trabajo en proceso. Requiere espacio de las fábricas e instalaciones de almacenamiento, lo que también requiere capital y gastos de operación, los cuales deben justificarse mediante un rendimiento adecuado (UTILIDAD)

Factores que afectan la utilidad final:

El control de inventarios consiste en el control de existencias tanto reales como en el proceso de obtención, se basa en comparar las necesidades existentes y futuras con el fin de que se las pueda establecer, para esto se debe tomar muy en cuenta el ritmo de consumo, los niveles de stock, y las adquisiciones necesarias para atender a todas las demandas requeridas.

Las operaciones de recepción tienen por objeto la toma de razón de las mercancías para entrar en un almacén.
Para lo cual se cuanta con dos puntos de vista: cuantitativo y cualitativo.

Recepción Cuantitativa

Tiene por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que son iguales a la de la nota de entrega. En la medida de lo posible las operaciones de recepción cuantitativa se realizan en un local preparado para el efecto, que se llama normalmente sala de recepción
Las operaciones de recepción se efectúan desde el momento de desembalar los géneros a su llegada, por lo que interesa disponer del espacio necesario para evitar los embotellamientos y mezclas. El receptor cuantitativo efectúa sus verificaciones bien sea contando de pieza por pieza de las mercancías recibidas en número o bien por mediciones que permitan las verificaciones dimensionales de identificación.

Es un método normalizado que se adopta para describir, nombrar y numerar los suministros que se utilizan a fin de facilitar su identificación.
Dentro de la catalogación se usan números secuencialmente ordenados denominados "códigos" los mismos que indican todas las características necesarias para su fácil reconocimiento.
Los códigos se estructuran de la siguiente manera: Para suministros Materiales:
9 dígitos distribuidos de la siguiente manera:

Para Repuestos:
13 dígitos distribuidos de la siguiente manera:

Dentro del campo de la catalogación es necesario el uso del código de barras, el cual no es más que una serie numérica asignada para cada artículo susceptible a conteo y control conforme las exigencias del sitio en las que sean creadas y emitidas.
El uso de un eficiente sistema de inventarios a través del codigo de barras nos brindara mayor confiabilidad y rapidez al momento de determinar el stock, así como los niveles de seguridad requeridos para el eficaz funcionamiento de las aeronaves.
Fuente: Monografias.com

Consiste en la descripción, catalogación, nominación y numeración de cada artículo con el fin de poder ser identificado mediante un solo nombre, un solo número y una sola descripción.
La catalogación es la base de la "identificación" de los artículos y facilita de mejor manera su adquisición. Con la catalogación se pretende en si, crear un lenguaje único que facilite todo el control administrativo de los ítems.
Objetivos de la Catalogación

La catalogación se basa en dos funciones técnicas de la "Obtención" y son:

Específicas: son datos técnicos, tanto dimensionales como de calidad y estructura, que fijan las características físicas de los materiales y artículos.
Normalización: son las reglamentaciones, ordenación y unificación de artículos y objetos. Y trata de establecer "normas" (Standard) que definen un producto normal o tipo.
Fuente: Monografias.com

La correcta implementación de un sistema de toma física de inventarios es de vital importancia a lo largo de la cadena de suministros y su importancia debe ser entendida por cada una de las partes involucradas (compras, logística, ventas, producción y finanzas) como una pieza central del control y las operaciones diarias de la empresa, con el objetivo de ser una tarea que facilite los procesos relacionados a una optimización del uso del almacenamiento desde el punto de vista de la administración de los ítems y su valoración.

De acuerdo al marco de la economía actual y a los constantes cambios en los mercados, toda empresa que desee competir eficazmente necesita contar con un sistema de gestión que le permita obtener información on line de cada uno de los sectores de su empresa. Esto requiere una importante inversión de dinero, personal y tiempo para el ingreso de datos a los sistemas de gestión. ¿Pero cómo saber si los datos son confiables? ¿Como evaluar la información virtual del sistema con el stock físico? La toma de inventarios físicos tercerizados le permitirá saber si su inversión en su sistema de gestión valió la pena ¿Para qué sirve procesar información si los reportes finales no son confiables? ¿Le es útil llevar un inventario por talle y color, o con detalle de número de serie o lote, y triplicar los tamaños de las bases de datos y los listados, si al generar los reportes estos informan cantidades con stock negativos? Lógica lo ayudará a conocer si la información es confiable, mediante la toma de inventario físicos periódicos que le permitirán:

• Evaluar la confiabilidad de su sistema. 
• Evaluar la consistencia de la información.
• Evaluar si los circuitos se están cumpliendo correctamente.
• Si es necesario rediseñarlos.

Podemos ayudar a su empresa a realizar la toma física del inventario de activos, solicite un presupuesto AQUI